• Versterking van de aanwezigheid van de POD op sociale media & uitwerken van een crisiscommunicatiestrategie
• Oprichting van een netwerk van attachés organisatiebeheersing binnen de POD om de maturiteit van het departement te verbeteren
• Ontwikkeling van het eerste actieplan integriteit
• Lancering van het traject Via Essentia over de nieuwe waarden, met onder andere een personeelsenquête om kernwaarden te bepalen
• Goedkeuring van de gedragscode van nultolerantie tegen gendergerelateerd geweld, gepubliceerd door de Europese Commissie
• Ontwikkeling van een monitoringsysteem voor het strategisch en operationeel plan en invoering van standaarden om de creatie en het beheer van projecten te vergemakkelijken.

• HR-ID (Identiteit & Individu): focust op persoonlijke ontwikkeling, welzijn, evaluatie, opleiding en interne communicatie
• HR-SELEC (Rekrutering & Selectie): verantwoordelijk voor aanwervingen, interne mobiliteit, bevorderingsprocedures en cartografie van competenties
• HR-ADMIN (HR-administratie): de administratieve cel van de stafdienst P&O beheert de personeelsdossiers, fungeert als schakel tussen het personeel en PersoPoint (het sociaal secretariaat) en als aanspreekpunt voor de vakbonden
• HR-ORG: voert transversale projecten uit op strategisch niveau en rond organisatieverandering

Binnen die structuur begeleidt P&O tal van projecten, waaronder een digitaliserings- en moderniseringsproject via het platform ServiceNow als HR-dashboard. Het doel is dossiers efficiënter en sneller verwerken.
Het project ServiceNow illustreert perfect de visie van de P&O-dienst: de wil om een dynamische en performante dienst te zijn voor het personeel en de organisatie.

• Coördinatie van budgettaire en financiële dossiers, zowel van de interne diensten als dossiers van de federale wetenschappelijke instellingen. Ze fungeert ook als aanspreekpunt van de controleorganen (Inspectie van Financiën, Federale Interne Audit, Rekenhof) en met de kabinetten van Wetenschapsbeleid en Begroting.
• Opmaak van de initiële begroting en de aanpassingen ervan, alsook eventueel van de begrotingswet (voorlopige kredieten) en parlementaire documenten ad hoc. Ze voert ook de monitoring van het budget uit (opvolging van het gebruik, aanvragen tot kredietoverdrachten indien nodig).
• Uitvoering van vastleggingen (bestellingen), vereffeningen (betaling van facturen) en beheer van reserveringen voor buitenlandse dienstreizen van het Belspo-personeel met oog op de naleving van het wettelijke kader en interne controleprocedures.
• Administratieve en financiële opvolging van onderzoekscontracten en beheer van twee begrotingsfondsen: één voor terugvorderbare voorschotten in het kader van luchtvaartprogramma’s (AIRBUS), één voor deelname aan Europese onderzoeksprogramma’s, gefinancierd of mede-gefinancierd door de EU.
• Toezicht op de federale wetenschappelijke instellingen, Belnet en het Poolsecretariaat (toekenning van dotaties), met een belangrijke rol in hun beheerscommissies door onder meer toe te zien op de uitvoering van de begroting, het investeringsplan en de boekhouding van deze instellingen.

Zij rondt de begrotingscyclus af met de boekhoudkundige afsluiting van de verrichtingen.

• De lokale ICT-dienst ‘Operations & Infrastructure’ is verantwoordelijk voor de interne IT-infrastructuur van Belspo. Ze maakt en beheert systemen, het netwerk en de informatieveiligheid, gebruikersondersteuning, programmeert ICT-toepassingen en beheert de Belspo-websites (intranet, extranet en internet).
• De transversale ICT-dienst ‘Development & Innovation’ ondersteunt de digitale transformatie en innovatie voor alle organisaties van het Federaal Wetenschapsbeleid (Belspo, FWI’s en Belnet). De dienst ontwerpt, ontwikkelt en integreert gemeenschappelijke ICT-oplossingen en -diensten die zijn afgestemd op de verschillende werkzaamheden binnen de volledige POD. Hij coördineert netwerken van kennisdeling, expertise en ICT-oplossingen tussen Belspo, Belnet en de FWI’s en stimuleert samenwerking en synergieën.

Voorbeelden van ICT-projecten in 2024:

• NIS2-conformiteit (Network and Information Security Directive 2): implementatie van een gemeenschappelijk meerjarenactieplan voor technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om het cybersecurityniveau te verhogen.
• Beheer van het LTP-platform voor de langetermijnbewaring van gedigitaliseerd wetenschappelijk en cultureel erfgoed van de FWI’s en Cinematek. Dit platform is een echte digitale kluis. Het maakt gebruik van magnetische banden en slaat bijna 3,5 petabytes aan gegevens op.

Met ongeveer 1.500.000 bezoekers per jaar en een collectie van zowat 500 kilometer archieven en bibliotheken, 48.000.000 natuurwetenschappelijke specimens, bijna 3.500.000 foto’s en audiovisueel materiaal en meer dan 700.000 culturele voorwerpen, beheren Belspo en de FWI’s samen het meest diverse en omvangrijke erfgoedlandschap van het land.

P&C bundelt reeds bestaande activiteiten binnen Belspo, zoals de coördinatie van het DIGIT-programma voor de digitalisering van het federaal wetenschappelijk en cultureel erfgoed. Ook het Publieksobservatorium, dat gebruikers en bezoekers van de FWI’s analyseert, maakt deel uit van P&C en vormt de ruggengraat van de pijler ‘Publiek’.

De drie pijlers van P&C:

• Publiek
  • Lancering van een gemeenschappelijk ticketingsysteem voor alle federale musea (CRM – Customer Relationship Management).
  • Administratieve opvolging van het project voor de renovatie van het Jubelpark Horizon 50-200.
  • Voorbereiding van een gemeenschappelijk tariefbeleid.
  • Ondersteuning bij de voorbereiding van een tentoonstellingsbeleid.
• Collectie
  • Ondersteuning van de digitalisering van de federale collectie (FWI’s en Cinematek).
  • Coördinatie van het onderzoek naar de herkomst van cultuurgoederen.
• Infrastructuur
  • Opvolging van strategische projecten van het departement in samenwerking met de Regie der Gebouwen en de FWI’s.
  • Opmaak van een globale inventaris van de depotinfrastructuur van de FWI’s.

Het gaat hierbij over onder andere: beheer van gerechtelijke geschillen (rechtbanken en Raad van State), opstellen en nalezen van juridische documenten (regelgeving, overeenkomsten…) en juridisch advies in specifieke dossiers en ondersteuning bij complexe projecten.

De dienst werkt nauw samen met andere juristen binnen Belspo en bij de FWI’s. Door de grote verscheidenheid aan activiteiten binnen het departement bestrijken de advies- en ondersteunende opdrachten een breed scala aan rechtsgebieden: administratief en institutioneel recht, overheidsopdrachten, verbintenissenrecht, auteursrecht en ruimterecht.

Voor de FWI’s zijn overheidsopdrachten bijzonder belangrijk. Daarom werd een gestructureerde en regelmatige samenwerking opgezet met hun juristen.

Een belangrijk project in 2024 was de vervanging van het boekhoudprogramma dat door de FWI’s wordt gebruikt.