- Transparantie: Wees steeds transparant over je onderzoekrelaties, en dit zowel naar je financierder (in casu BELSPO) als naar je eigen instelling toe. Laat steeds weten indien er wijzigingen zijn in je samenwerkingspartners.
- Partnership agreement: Zodra je binnen je project een specifiek partnerschap aangaat, is het aangewezen om een samenwerkings-overeenkomst (partnership agreement) op te maken (idealiter 6 maand na start van de projectonderteking). Bij risicovolle projecten qua OV is het aangewezen om de inhoud van dit akkoord al op voorhand door te spreken en af te sluiten. Bepaal samen met je partner(s) de potentiële waarde van de te verwachten onderzoeksresultaten en wat er moet gebeuren om deze te beschermen. Welke types IP (intellectuele eigendom) kan het project genereren en hoe kunnen jullie daarop anticiperen? Verzeker je ervan dat alle samenwerkingspartners op voorhand akkoord zijn hoe de IP zal geregeld worden. Hou hierbij rekening dat het beleid, de wetgeving en de handhaving ervan kunnen verschillen naargelang het land en de instelling.
(In universiteiten kan je contact opnemen met de Technology Transfer Offices (TTO) ).
Niet enkel de IP-rechten horen thuis in dergelijke overeenkomst, maar ook de details over hoe en wanneer welke onderzoek stappen genomen zullen worden, inclusief hoe de data en details van het onderzoek zullen gedeeld worden (via publicaties, op conferenties, via onderwijs, op sociale media en persoonlijke communicatie). Neem ook de geldende GDPR-wetgeving in acht. Werk samen met je partner(s) een data-management plan uit.
Wees steeds open met je partner(s) en bespreek ook de veiligheidsaspecten van jullie onderzoek. Kan elke partner zich vinden in de (potentiële) toepassingen van de onderzoeksresultaten? Leg dat ook vast in de samenwerkingsovereenkomst.
- Toegangscontrole: Zorg ervoor dat je onderzoek, data en IP-rechten voldoende beschermd zijn, zowel fysiek als online. Geef enkel toegang tot je onderzoek, zowel fysiek als online, aan diegenen die dat echt nodig hebben. Zorg voor goede cyberveiligheid, ook wanneer je reist. Doe daarbij beroep op de expertise die in je instelling aanwezig is.
- Maatregelen bij internationale reizen: wees extra aandachtig als je reist in het kader van onderzoek dat kennisveiligheidsrisico’s met zich meebrengt. Je zal jezelf in een andere context bevinden waar de waarden en normen alsook de wettelijke bescherming anders liggen dan je in België gewoon bent. Kwaadwillige actoren kunnen deze realiteit in hun voordeel gebruiken en zullen dat ook doen. Bereid je goed voor op dergelijke reis en lees de nodige reisadviezen over het desbetreffende land. Ook een goede cyberhygiëne is cruciaal bij het afreizen naar het buitenland. Meer info kan je ook vinden in deze Brochure van de Veiligheid van de Staat .
- Cybersecurity: De aard van je samenwerkingen, inclusief hoe je gegevens en onderzoeks-data online gebruikt en deelt, vereist een op maat gemaakte aanpak van cyberbeveiliging in overeenstemming met het beveiligingsbeleid van je instelling.
- Veilig bezoekers uitnodigen of internationale onderzoekers in dienst nemen (personeelsbeleid): Ook bij het aanwerven van personeel of het kortstondig ontvangen van bezoekers op projecten, moet je aandacht geven aan kennisveiligheidsaspecten. Ga na bij je instelling of er een bezoekersprotocol is voor buitenlandse bezoekers in het algemeen en voor die vanuit landen met een verhoogd risico in het bijzonder. Ook bij aanwervingen ga je best te rade bij het HR-departement van je instelling, die best geplaatst is om samen met je te bekijken of bepaalde functies en profielen extra screening nodig hebben.
Al deze maatregelen maken deel uit van een bredere beleidsstrategie om het Belgische kennis- en innovatie-ecosysteem weerbaar, open en ‘future-proof’ te houden.
