Bedrijfsvoorheffing O&O

Richtlijnen 2023

De vrijstelling van storting van de bedrijfsvoorheffing (80% pro rata de O&O-activiteiten) wordt toegekend aan ondernemingen die bezoldigingen uitbetalen of toekennen aan onderzoekers die zijn tewerkgesteld in onderzoeks- of ontwikkelingsprojecten of -programma's en die een kwalificerend doctor- of masterdiploma hebben.
Eenzelfde vrijstelling kan toegepast worden voor onderzoekers met een kwalificerend bachelorsdiploma. Het totale bedrag van de vrijstelling voor bachelors is beperkt tot 25% (50% voor kleine vennootschappen) van de vrijstelling van storting van de bedrijfsvoorheffing voor de onderzoekers met een kwalificerend diploma van doctor of master. Van het diplomaniveau kan worden afgeweken voor "Young Innovative Companies" (YIC) en voor bedrijven die op projectbasis samenwerken met universiteiten en andere erkende wetenschappelijke instellingen.

Een belasting (hier bedrijfsvoorheffing) kan slechts opgelegd worden door een wet, inzake belastingen kunnen geen voorrechten worden ingevoerd, ook een vrijstelling of vermindering kan maar ingevoerd worden door een wet (hier art 275³ WIB92). Bij een vrijstelling ligt de bewijslast bij de belastingplichtige.
Het is van belang niet alleen de O&O-projecten/programma’s tijdig aan te melden, maar vanaf de aanmelding een goed onderbouwd O&O-dossier samen te stellen.
Nieuwe projecten en programma’s voor 2023 die op 1 januari 2023 van start gaan, dienen ten laatste op 31 januari 2023 geregistreerd te worden.

De projecten of programma's komen enkel in aanmerking wanneer ze zijn aangemeld bij de Programmatorische Federale Overheidsdienst Wetenschapsbeleid (Belspo) met opgave van:
1° de identificatie van de schuldenaar van de bedrijfsvoorheffing;
2° de beschrijving van het project of programma waarbij wordt aangetoond dat het fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek of experimentele ontwikkeling tot doel heeft;
3° de verwachte aanvangsdatum en de vooropgestelde einddatum van het project of programma.

Bij een controle wordt aan de belastingplichtige gevraagd het bewijs te leveren:
1° dat de voor het betrokken jaar naar voren geschoven projecten beantwoorden aan de definitie van O&O-projecten/programma’s;
2° dat de voor betrokken jaar naar voren geschoven werknemers effectief werden tewerkgesteld als onderzoekers voor de verwezenlijking van deze naar voren geschoven O&O-projecten/programma’s;
3° dat de voor betrokken jaar naar voren geschoven werknemers houder zijn van een kwalificerend diploma;
4° dat de voor betrokken jaar naar voren geschoven projecten werden aangemeld als vermeld in art. 275³ §3, 4de lid WIB92.

Wat de diploma’s betreft, bij twijfel of een (buitenlands) diploma kwalificerend is, kan u aan Belspo een bindend advies vragen. Als Belspo voor een buitenlands diploma de twijfel niet kan wegnemen, dient het personeelslid bij Naric de betalende procedure voor niveaugelijkwaardigheid of specifieke gelijkwaardigheid te doorlopen, alvorens de vermindering kan toegepast worden.
De definities van fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek of experimentele ontwikkeling vindt u onderaan deze tekst.

Belspo heeft 2 taken in het kader van de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing:

1. Aanmelding van de O&O-activiteiten
Deze registratie is een verplichting voor de bedrijven alvorens ze de vrijstelling mogen toepassen. Op deze registratie volgt geen goedkeuring of recht, het bedrijf is verantwoordelijk voor wat geregistreerd wordt, FOD Financiën bepaalt via controles of de vrijstelling van toepassing is of niet.

2. Advies aan bedrijven en FOD Financiën
BELSPO doet enkel een uitspraak over uw aanmelding op uw verzoek door het aankruisen van het vakje ‘adviesaanvraag m.b.t. de validiteit van het project/programma’ op het aanmeldingsformulier of op verzoek van de Federale Overheidsdienst Financiën. Belspo gaat dan na of voldaan is aan de diplomavereisten, en/of de aangemelde onderzoeks- en/of ontwikkelingsprojecten of –programma’s experimentele ontwikkeling, fundamenteel of industrieel onderzoek tot doel hebben. Eens Belspo zijn advies heeft uitgebracht, is dit bindend, zowel voor de aanvrager, als voor de Federale Overheidsdienst Financiën.

De adviesaanvraag is vrijblijvend, enkel de aanmelding is verplicht. Voor de aanmelding is geen ontvankelijkheidsprocedure voorzien. U kan steeds zelf een afdruk maken van uw aanmelding, waarbij de datum van aanmelding vermeld staat naast het identificatienummer van het project/programma.

Wij raden al enkele jaren aan om de aanmelding (programma­beschrijvingen en betrokken kenniswerkers met hun kwalificaties, functiebeschrijvingen en O&O-tijdsbestedingen) jaarlijks te actualiseren. Deze kopie is niet nodig voor kortlopende projecten (tot 2/3 jaar) en programma's die minder dan 6 maanden aangemeld zijn.
In de lijst projecten/programma's kan u een bestaand project/programma kopiëren via de knop 'kopiëren' (naast 'bekijken' en 'toevoegen'). De inhoud, met inbegrip van het personeelsbestand, wordt volledig overgenomen, enkel het identificatienummer en de identificatiedatum (belangrijk als bewijs voor de tijdige aanmelding) wijzigen. Deze registratie (kopie) werkt niet met terugwerkende kracht en moet dus tijdig ingevoerd worden (voor 31/01/2023), de begin- en einddatum van het programma dient aangepast te worden, ook de inhoud van de programmabeschrijving dient geactualiseerd te worden en 2023 betreffen. De wijzigingen, opsomming van daadwerkelijk uitgevoerde projecten waarvoor de vermindering van doorstorting van bedrijfsvoorheffing zal toegepast worden, kan u gedurende het lopende jaar aanvullen. Wij vragen ook de personeelsleden die niet langer deelnemen aan de O&O-activiteiten te verwijderen uit de kopie.
Voor de programmabeschrijving beschikt u over 4000 karakters. U kan de programmabeschrijving verder laten lopen onder 'het onderzoeksprogramma heeft ook tot doel'. Als u hier dezelfde of een nieuwe doelstelling aanklikt, krijgt u een nieuw kader waar u over 4000 karakters beschikt om de programmabeschrijving te voltooien.
U kan er ook voor kiezen Belspo per mail een overzicht te bezorgen van alle projecten waarvoor de vermindering zal toegepast worden, met vermelding van de periode en de benodigde ontwikkelingen. Ook deze mail kan best voor 31/01/2023 bezorgd worden.
Wanneer voor een project/programma de adviesvraag is aangekruist, vragen we op het einde van het jaar deze informatie aan te vullen met de progressie die gemaakt is en de FTE werktijd die hieraan besteed is.

Als kleine dienst proberen wij zo efficiënt mogelijk te werken en onze tijd zo veel mogelijk te besteden aan de evaluaties van de adviesvragen. De documenten die ons helpen bij deze taak, worden niet gedeeld met FOD Financiën, op deze wijze kunnen we de bedrijven verzekeren dat wij vertrouwelijk omgaan met de door hun geleverde informatie.

Hetzelfde geldt voor de informatie die u ons als aanvulling bij de aanmelding bezorgt. Als de fiscus in het kader van een controle informatie vraagt i.v.m. de verplichte aanmelding, sturen wij enkel een kopie van de aanmelding op de website. Wij kunnen wel, op uw vraag, bevestigen wanneer bijkomende informatie aan ons bezorgd is.

Zorg dus steeds dat de aanmeldingen op de website volledig zijn, vul de verplichte aanvangs- en (vermoedelijke) einddatum in en zorg ervoor dat er geen lacunes zijn tussen de einddatum van het ene programma en de begindatum van het volgende programma. Hou rekening met het feit dat de maatregel pas kan toegepast worden vanaf de 1e dag van de maand van de aanmelding. De identificatiedatum is de datum die op de dag van de aanmaak van de aanmelding automatisch door het systeem gegenereerd wordt en terug te vinden is naast identificatienummer/datum. De maatregel is niet met terugwerkende kracht toepasbaar.
Vermijdt ook overlappingen in de begin- en einddatum van de aanmeldingen. Vanaf dit jaar zal FOD Financiën de aanmeldingen van 2021 controleren. Bij een informatievraag zullen wij hen alle tijdige aanmeldingen (d.i. met een identificatiedatum voor 31/12/2021) bezorgen waarin de periode tussen de startdatum en de einddatum van de aanmeldingen data van 2021 bevat.

Telkens we informatie over een bedrijf naar de fiscus sturen, zetten we steeds de contactpersonen vermeld bij de algemene bedrijfsinfo in cc. Zorg ervoor dat ook deze informatie correct is.

Belspo dient in het kader van de bindende adviesverlening "onvolledige" aanmeldingen mondeling of schriftelijk te laten aanvullen, het koninklijk besluit voorziet geen enkele sanctie m.b.t. deze aanvullingen. De fiscus daarentegen wil elke wijziging in de aanmelding pas laten ingaan vanaf de datum vanaf deze wijziging en vraagt ook aan de bedrijven te bewijzen wanneer een wijziging is gemeld.
In de aanmeldingstool van Belspo wordt enkel bijgehouden wanneer er iets gewijzigd wordt, niet wat er gewijzigd wordt. Belspo kan de fiscus dus geen kopie bezorgen van vorige versies van uw aanmeldingen, evenmin kan vastgesteld worden wat op een bepaalde datum gewijzigd is. Als u een print wenst van elke versie van uw aanmeldingen, dient u die zelf bij elke wijziging af te printen en te bewaren.

De techniek om gegevens te registreren staat beschreven in de handleiding, die u via een link, onderaan elke pagina van het elektronisch formulier, kan raadplegen.

Bij vragen kan u steeds fiscal@belspo.be contacteren.

Fundamenteel onderzoek: experimentele of theoretische werkzaamheden die voornamelijk worden verricht om nieuwe kennis te verwerven over de fundamentele aspecten van verschijnselen en waarneembare feiten, zonder dat hiermee een rechtstreekse commerciële toepassing of een rechtstreeks commercieel gebruik wordt beoogd. Situeer het project binnen de context van het bedrijf. Welke nieuwe wetenschappelijke vooruitgang wordt (werd) met het project nagestreefd? Welk soort onderzoeksactiviteiten zullen worden (werden) uitgevoerd om deze nieuwe kennis te verkrijgen? Welke hypotheses, theorieën, wetten zullen worden beproefd (of werden geformuleerd) door deze onderzoeksactiviteiten?

Industrieel onderzoek: planmatig of kritisch onderzoek dat is gericht op het opdoen van nieuwe kennis en vaardigheden met het oog op de ontwikkeling van nieuwe producten, procedés of diensten, of om bestaande producten, procedés of diensten aanmerkelijk te verbeteren. Het omvat de creatie van onderdelen voor complexe systemen en kan ook de bouw omvatten van prototypes in een laboratoriumomgeving en/of in een omgeving met gesimuleerde interfaces voor bestaande systemen, alsmede pilotlijnen, wanneer dat nodig is voor het industriële onderzoek en met name voor de validering van generieke technologie. Situeer het project binnen de context van het bedrijf. Welke nieuwe kennis en vaardigheden wordt (werd) met het onderzoek nagestreefd? Welk soort O&O-activiteiten zullen worden (werden) uitgevoerd om deze nieuwe kennis en vaardigheden te verkrijgen? Voor welke nieuwe producten, procedés, methodes of diensten zullen deze kennis en vaardigheden worden gebruikt? Of, indien geen nieuwe, maar de verbetering van bestaande producten, procedés of diensten worden (werden) nagestreefd, wat was dan het uitgangspunt en waaruit bestaat (bestond) de verbetering?

Experimentele ontwikkeling: het verwerven, combineren, vormgeven en gebruiken van bestaande wetenschappelijke, technologische, zakelijke en andere relevante kennis en vaardigheden, gericht op het ontwikkelen van nieuwe of verbeterde producten, procedés of diensten. Dit kan ook activiteiten omvatten die gericht zijn op de conceptuele formulering, de planning en documentering van nieuwe producten, procedés of diensten. Experimentele ontwikkeling kan prototyping, demonstraties, pilotontwikkeling, testen en validatie omvatten van nieuwe of verbeterde producten, procedés of diensten in omgevingen die representatief zijn voor het functioneren onder reële omstandigheden, met als hoofddoel verdere technische verbeteringen aan te brengen aan producten, procedés of diensten die niet grotendeels vast staan. Dit kan de ontwikkeling omvatten van een commercieel bruikbaar prototype of pilot die noodzakelijkerwijs het commerciële eindproduct is en die te duur is om te produceren alleen met het oog op het gebruik voor demonstratie- en validatiedoeleinden. Onder experimentele ontwikkeling wordt niet verstaan routinematige of periodieke wijziging van bestaande producten, productielijnen, fabricageprocessen, diensten en andere courante activiteiten, zelfs indien deze wijzigingen verbeteringen kunnen inhouden. Situeer het project binnen de context van het bedrijf. Welke bestaande wetenschappelijke, technische of zakelijke kennis of vaardigheden was het uitgangspunt voor de O&O-activiteiten? Welke technologische vooruitgang wordt (werd) gepoogd te bewerkstelligen? Welke obstakels / onzekerheden worden (werden) getracht te overwinnen om deze technologische vooruitgang te bewerkstelligen? Welk soort activiteiten worden (werden) gepland om deze obstakels / onzekerheden te overwinnen?

Indien de O&O-activiteit het ontwikkelen van software omvat: Wat is (was) het toepassingsgebied van de programmatuur? Wat is (was) de functionaliteit? Beschrijf de technische uitdaging waaraan wordt (werd) gepoogd een oplossing te geven? Wat is (was) het concept dat bij de ontwikkeling van de programmatuur werd gebruikt?  Welke denkpatronen (imperatief, functioneel, logisch, object-georiënteerd) en programmeertalen worden (werden) aangewend? Beschrijf de verschillende etappes van de oplossingsrichting die u gebruikte; bijv. tijdens de planningsfase (de analyse van de vereisten), de ontwerpfase, de constructiefase en de testfase? Welke bestaande modelleerprogramma's, programmeertools, componenten, methoden en technieken worden (werden) gebruikt? Welke methoden en technieken worden (werden) zelf ontwikkeld? In hoeverre zijn de IT-architectuur, applicaties / interfaces, data-architectuur, en algoritmen van de zelf ontwikkelde programmatuur, vernieuwend voor het bedrijf?