• Renforcement de la présence du SPP sur les réseaux sociaux & développement d’une communication de crise
• Création d’un réseau d’attachés maitrise de l’organisation au sein du SPP dans le but d’améliorer la maturité du département
• Développement du 1er Plan d’action intégrité
• Lancement du trajet Via Essentia sur les nouvelles valeurs avec notamment la réalisation d’une enquête auprès de tout le personnel pour identifier les valeurs à retenir
• Adoption du code de conduite de tolérance zéro par rapport à la violence de genre, publié par la Commission européenne
• Développement d’un système de monitoring du plan stratégique et du plan opérationnel et adoption de standards pour faciliter la création et la gestion de projets.

• La cellule HR-ID (Identité & Individu) a comme missions centrales le développement personnel, le bien-être, l’évaluation, la formation et la communication interne.
• La cellule HR-SELEC (Recrutement & Sélection) joue un rôle central dans le recrutement, les mobilités internes, les procédures de promotions ainsi que la cartographie des compétences.
• HR-ADMIN (Administration RH) est la cellule administrative du service d’encadrement P&O ; elle gère les dossiers RH des membres du personnel, est l’intermédiaire entre les membres du personnel et PersoPoint (le secrétariat social) et le point de contact privilégié pour les syndicats.
• La cellule HR-ORG met en œuvre des projets transversaux au niveau stratégique et transformation organisationnelle.

Dans le cadre de ses différentes composantes, le service P&O encadre de nombreux projets dont un projet de digitalisation et de modernisation des processus avec l’intégration de la plateforme ServiceNow comme dashboard P&O. Cela a pour but d’assurer un traitement des dossiers plus efficace et rapide.
Le projet ServiceNow est l’exemple type illustrant à merveille la vision du service HR de Belspo dont la principale préoccupation est de travailler pour être un service dynamique et performant, au service des membres du personnel et de l’organisation.

• Elle coordonne les dossiers budgétaires et financiers tant au niveau des services internes de Belspo qu’avec les établissements scientifiques fédéraux. Elle est également le relais avec les autorités de contrôle (Inspection des Finances, Audit fédéral interne, Cour des Comptes), ainsi qu’avec les cabinets de la Politique scientifique et du Budget.
• Elle prépare le budget initial et ses ajustements, ainsi que, le cas échéant, la loi de finances (crédits provisoires), et tous les documents parlementaires ad hoc. Elle effectue également le monitoring du budget (suivi de l’utilisation, demandes de transferts de crédits en cas de nécessité).
• Elle exécute les opérations d’engagement (commandes), de liquidation (paiement des factures), de gestion des réservations pour les missions à l’étranger du personnel de Belspo en s’assurant du respect du cadre légal et des règles de contrôle interne.
• Elle effectue un suivi administratif et financier des contrats de recherche de la Politique scientifique. Elle gère également deux fonds budgétaires : l’un pour les avances récupérables dans le cadre des programmes aéronautiques (AIRBUS) ; l’autre pour les participations aux programmes de recherche européens financés ou cofinancés par l’Union européenne.
• Elle exerce la tutelle sur les établissements scientifiques fédéraux, le réseau télématique public belge Belnet et le Secrétariat polaire (octroi des dotations), et y tient un rôle prépondérant dans leurs commissions de gestion en effectuant notamment un suivi dans l’exécution budgétaire, le plan d’investissement et la comptabilité de ces institutions.

Elle finalise le cycle budgétaire par la clôture comptable des opérations.

• le service ICT Local « Operations & Infrastructure », responsable de l'infrastructure informatique interne de Belspo. Ses tâches comprennent l'opérationnalisation et la gestion des systèmes, du réseau et de la sécurité de l'information, l'assistance aux utilisateurs, la programmation d’applications ICT et la gestion des sites web de Belspo (intranet, extranet & internet).
• le service ICT Transversal « Développement & Innovation », chargé de soutenir la transformation et l'innovation digitales pour l'ensemble des organisations du département de la politique scientifique fédérale (Belspo, ESF et Belnet). Ses missions s’articulent autour de la conceptualisation, du développement et de l'intégration de solutions et de services ICT communs adaptés aux métiers de l’ensemble du SPP. Il coordonne les réseaux de partage de connaissances, d'expertise et de solutions ICT entre Belspo, Belnet et les ESF en stimulant les collaborations et synergies possibles.  

Le service encadre ainsi de nombreux projets ICT au sein du département. Deux exemples de projets de 2024 :

• La mise en conformité avec la directive NIS2 (Network and Information Security Directive 2) afin de renforcer notre niveau de cybersécurité. Cela passe par la définition d’un plan commun pluriannuel d'actions de mise en œuvre de mesures de sécurité techniques et organisationnelles à l’échelle du département
• La gestion de la plateforme LTP pour la préservation à long terme des données issues de la numérisation du patrimoine scientifique et culturel des ESF et de la Cinémathèque. Cette plateforme est un véritable coffre-fort numérique. Elle repose sur des bandes magnétiques et stocke un volume impressionnant de données, avoisinant les 3,5 pétaoctets !

Avec environ 1.500.000 visiteurs par an et une collection comprenant quelque 500 kilomètres courants (l’équivalent d’un milliard de pages) d'archives et de bibliothèques, 48.000.000 de spécimens naturels, près de 3.500.000 de photographies et de documents audiovisuels et plus de 700.000 objets culturels, la Politique scientifique fédérale gère, avec les ESF, l'organisation patrimoniale la plus diversifiée et la plus importante du pays.

P&C regroupe des activités déjà existantes au sein du SPP Politique scientifique, comme la coordination du programme DIGIT, pour la numérisation du patrimoine scientifique et culturel fédéral. P&C intègre également l'Observatoire des publics qui analyse les utilisateurs et les visiteurs des ESF, et dont le fonctionnement constitue l'épine dorsale du pilier « Public ».

L’équipe P&C se concentre principalement sur 3 piliers :  

• Publics
  • Le lancement d'un logiciel commun de billetterie pour tous les musées fédéraux afin d’assurer à l’avenir un suivi des données (CRM - Customer Relationship Management).
  • Le suivi administratif du projet de valorisation du Cinquantenaire Horizon 50-200.
  • La préparation d'une politique tarifaire commune.
  • Le soutien à la préparation d’une politique d'exposition.
• Collection
  • Le soutien à la numérisation de la collection fédérale (des ESF et de la Cinematek).
  • La coordination de la recherche de provenance des biens culturels.
• Infrastructures
  • En collaboration avec la Régie des Bâtiments et les ESF, le suivi des projets stratégiques du département.
  • L’inventaire global de l’infrastructure des dépôts des ESF.

Concrètement, il est chargé de la gestion des litiges judiciaires (tribunaux et Conseil d’État), de la rédaction et de la vérification des documents juridiques (textes réglementaires, conventions…), ainsi que de la fourniture de conseils juridiques dans des dossiers ponctuels et du soutien à la mise en œuvre de projets plus complexes. L’équipe collabore étroitement avec les autres juristes de Belspo et avec ceux des établissements scientifiques fédéraux.

Étant donné la grande diversité des activités au sein du département, les missions de conseil et de soutien couvrent un large éventail de domaines juridiques. Cela va du droit administratif et institutionnel aux marchés publics, en passant par le droit des obligations, le droit d’auteur et le droit spatial.

Pour les établissements scientifiques fédéraux en particulier, les marchés publics constituent un sujet de grande importance. C’est pourquoi une collaboration plus structurée et régulière a été mise en place avec leurs juristes.

L’un des projets majeurs en matière de marchés publics en 2024 a été le remplacement du programme comptable utilisé par les établissements scientifiques.