Bedrijfsvoorheffing O&O

DE AANMELDING

Volledigheid en geldigheid van de aanmelding

De aanmelding van een onderzoeks- of ontwikkelingsproject- of programma wordt als geldig beschouwd indien de onderstaande gegevens worden verstrekt:

• de identificatie van de schuldenaar van de bedrijfsvoorheffing
• de beschrijving van het project of programma waarbij wordt aangetoond dat het fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek of experimentele ontwikkeling tot doel heeft
• de verwachte aanvangsdatum en de vooropgestelde einddatum van het project of programma

Eén geldige aanmelding (die alle wettelijk vereiste gegevens bevat) vóór de start van het project of programma volstaat voor de toepassing van de vrijstelling van doorstorting van de bedrijfsvoorheffing, uiteraard op voorwaarde dat aan alle andere wettelijke voorwaarden is voldaan (bewijs dat de onderzoekers effectief zijn toegewezen aan onderzoeks- of ontwikkelingsprojecten of -programma’s, bewijs van het aan het onderzoek of de ontwikkeling bestede tijd, in aanmerking komend diploma, enz.).

Inhoudelijke aspecten voor de aanmelding

Elk project of programma kan maar één keer aangemeld worden. Het is niet toegestaan om eenzelfde project of programma meerdere keren aan te melden. Ook kopieën van eerder aangemelde projecten of programma’s met een beperkte wijziging van de inhoud worden beschouwd als een herhaling en komen bijgevolg niet in aanmerking voor het fiscaal voordeel.

Aanmeldingen moeten steeds gedaan worden met een betekenisvolle titel zodat op basis van deze titel kan afgeleid worden wat de inhoud van het project of programma is. Betekenisloze titels (bijvoorbeeld project X07 of programma 99) worden niet aanvaard. In deze voorbeelden is het identificatienummer onvoldoende om projecten en programma’s inhoudelijk van elkaar te kunnen onderscheiden.

Arresten van het Hof van Cassatie

De beslissing van het Hof van Cassatie van 06/01/2023 stelt dat de aanmelding moet gebeuren voorafgaand aan de aanvangsdatum van een onderzoeks- of ontwikkelingsproject of -programma. Deze beslissing wordt door BELSPO en de FOD Financiën toegepast vanaf 01/08/2023. Concreet betekent dit dat de vrijstelling van doorstorting van de bedrijfsvoorheffing nooit van toepassing kan zijn op  een project of programma dat vanaf 01/08/2023 is aangemeld terwijl de O&O-activiteiten al gestart waren.

Voor projecten of programma’s die reeds geldig waren aangemeld voor 01/08/2023 (met alle wettelijk vereiste gegevens (zie hoger)) blijft de aanmelding geldig. Actualisaties van deze oorspronkelijke aanmelding zijn toegestaan en worden aanbevolen om ervoor te zorgen dat de aanmelding een correcte weergave is van de realiteit.

Periode waarvoor een aanmelding kan gedaan worden

Het jaarlijks kopiëren van een bestaande aanmelding met een nieuw identificatienummer en met als verwachte aanvangsdatum 1 januari en als vooropgestelde einddatum 31 december van hetzelfde jaar kan niet meer aanvaard worden. Voor lopende projecten of programma’s die in het verleden op dergelijke wijze steeds opnieuw werden aangemeld is vanaf 1 augustus 2023 geen nieuwe aanmelding meer mogelijk. Een actualisatie van de gegevens in de bestaande aanmelding blijft wel nog altijd mogelijk.

Voor een correcte inschatting van de looptijd van een project of programma baseert u zich best op de gangbare praktijken voor het uitvoeren van O&O binnen de sector waarin uw onderneming actief is. Onredelijk lange termijnen worden niet aanvaard.

Zoals beschreven in de eerste paragraaf van deze sectie is een jaarlijkse aanmelding van een lopend project of programma niet meer mogelijk. U kan onder andere wel de vooropgestelde einddatum aanpassen van het eerder aangemelde project of programma. Houd daarbij rekening dat de vooropgestelde einddatum van een project of programma niet oneindig kan worden opgeschoven. Het is noodzakelijk dat de vooropgestelde einddatum aangepast wordt op basis van een duidelijke argumentatie die in lijn ligt van de ontwikkelingen op het terrein.

Voor de aanmelding van een programma (dat verschillende projecten omvat) valt de verwachte aanvangsdatum samen met de verwachte aanvangsdatum van het eerste op te starten project en de vooropgestelde einddatum van het programma met de vooropgestelde einddatum van het project met de laatste vooropgestelde einddatum. Als een project onder een aangemeld programma valt dan moet u dit kunnen aantonen bij een fiscale controle. Om discussies te vermijden, is het aan te bevelen om een lijst bij te houden van de projecten die deel uitmaken van het aangemelde programma.

Bewijs van aanmelding en wijzigingen van de aanmelding

Het is aan de belastingplichtige om het bewijs te leveren dat de aanmelding heeft plaatsgevonden voorafgaand aan de datum waarop een project of programma is gestart. Bovendien vinden fiscale controles achteraf plaats. Omwille van deze redenen is het sterk aangeraden bij de registratie van een wijziging in de aanmelding van het project of programma een bewijs te bewaren (bijvoorbeeld een print screen) van de toestand van het dossier voor en na de wijziging.

HET ADVIES

Geldigheid van het advies

BELSPO heeft de bevoegdheid om een bindend advies uit te brengen. De adviesaanvraag moet minstens de volgende elementen bevatten:

• de identiteit van de aanvrager en in voorkomend geval, die van de betrokken partijen
• de beschrijving van de onderzoeks- of ontwikkelingsprojecten of -programma's
• elementen die kunnen aantonen dat het project of programma fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek of experimentele ontwikkeling tot doel zou hebben

en/of,

• de volledige identiteit van de werknemer alsmede, in voorkomend geval, het nationaal nummer
• elementen die aantonen dat de werknemer zal tewerkgesteld zijn in onderzoeks- of ontwikkelingsprojecten of -programma's
• in gebeurlijk geval, elementen die aantonen dat de betrokken werknemer over een diploma beschikt als bedoeld in artikel 275³, § 2, WIB 92

Aangezien de bevoegdheid om adviezen uit te brengen exclusief bij BELSPO ligt, belet de wettekst niet dat de geldigheid van het door BELSPO uitgebrachte advies beperkt is in de tijd. Het advies is geldig voor de periode vermeld in het advies. Indien het advies geen geldigheidsperiode bevat, geldt het advies gedurende de werkelijke looptijd van het aangemelde project of programma. Deze werkelijke looptijd kan afwijken van de periode tussen de geschatte aanvangs- en einddatum vermeld bij de aanmelding van het project of programma. Tijdens haar geldigheidsduur is het advies bindend en definitief.

Nieuw model en nieuwe procedures voor adviezen

In overleg met de FOD Financiën zijn nieuwe eisen voor het aanvragen van adviezen vastgelegd.

De adviesaanvraag zal voortaan uit twee aparte delen bestaan. Afzonderlijke adviezen kunnen worden gevraagd over de aard van onderzoeks- of ontwikkelingsprojecten of -programma’s enerzijds en over de in aanmerking komende diploma’s anderzijds. Indien u een advies wenst dat staaft of de voorgelegde onderzoeks- of ontwikkelingsprojecten of -programma’s fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek of experimentele ontwikkeling tot doel hebben, moet u dit aankruisen in het formulier van de adviesaanvraag. Indien u een advies wenst dat nagaat of de diploma’s van de onderzoekers tewerkgesteld in het aangemelde project of programma voldoen aan de wettelijke bepalingen moet u gebruik maken van het Excel-bestand dat kan gedownload worden via deze link Diploma's. Beide adviezen kunnen afzonderlijk of tezamen worden aangevraagd.

Voor de adviesaanvraag met betrekking tot de diploma’s is het belangrijk dat alle kolommen in het bestand worden ingevuld. Indien bepaalde informatie ontbreekt, zal BELSPO voor dat diploma geen advies geven.

Voortaan zal de aanmelding voor de vrijstelling van doorstorting van de bedrijfsvoorheffing en de aanmelding voor de aftrek voor innovatie-inkomsten afzonderlijk moeten gebeuren. Beide maatregelen hebben een eigen finaliteit en worden daarom losgekoppeld. Het zal niet meer mogelijk zijn om via de aanmeldingsprocedure voor de vrijstelling van doorstorting van de bedrijfsvoorheffing een advies voor de innovatieaftrek aan te vragen. Bindende adviezen die verleend werden in het kader van de vrijstelling van doorstorting van de bedrijfsvoorheffing kunnen tevens worden gebruikt in het kader van de innovatieaftrek.

Inhoudelijke aspecten adviesaanvraag

Om een correcte verwerking van de adviesaanvraag te verzekeren, is het belangrijk dat alle velden zo volledig mogelijk ingevuld worden. Ook is het aanbevolen algemene beschrijvingen te vermijden, omdat deze weinig informatie geven over de technologische ontwikkelingen die hebben plaatsgevonden bij de uitvoering van het project of programma.

Onderzoeks- of ontwikkelingsprojecten of -programma's die nieuw zijn voor de onderneming, maar waarvan de resultaten al beschikbaar zijn in de sector waarin uw onderneming actief is, komen niet in aanmerking voor de vrijstelling van doorstorting van de bedrijfsvoorheffing.
Enkel projecten of programma's die vernieuwend zijn in uw sector komen in aanmerking (het moet gaan om projecten of programma's gericht op fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek of experimentele ontwikkeling). De redenering is dat onderzoeks- of ontwikkelingsprojecten of -programma's die bestaan uit activiteiten die al door andere bedrijven zijn uitgevoerd, niet als innovatief worden beschouwd. Dit laatste aspect is doorslaggevend als we van O&O willen spreken.

Als BELSPO meent dat de adviesaanvraag onduidelijkheden bevat die verhinderen om een advies op te stellen, zal BELPO contact opnemen met de onderneming om bijkomende inlichtingen te vragen. Als de onderneming geen gehoor geeft aan deze vraag tot toelichting zal BELSPO het dossier blokkeren zodat geen verdere aanpassingen gedaan kunnen worden. Een efficiënte verwerking van alle ingediende dossiers maakt het noodzakelijk dat adviesaanvragen waaraan geen gevolg wordt gegeven niet actief blijven in het systeem.